Unbezahlte Rechnungen belasten die Liquidität und erfordern ein effizientes Forderungsmanagement in jeder Zahnarztpraxis. Für Zahnärztinnen und Zahnärzte sind dabei zwei Aspekte entscheidend: Zum einen gilt es, den Aufwand für das Mahnwesen so gering wie möglich zu halten. Zum anderen darf die wertvolle Patientenbeziehung bei der Durchsetzung der Forderung nicht leiden. Wir verraten, wie das mit Expertenhilfe gelingen kann.
1. Warum ist Forderungsmanagement in der Zahnarztpraxis wichtig?
Forderungsmanagement ist der Prozess der Verwaltung offener Forderungen. Es geht also darum, säumige Patientinnen und Patienten zur Zahlung ihrer ausstehenden Rechnungen zu bewegen. Mit anderen Worten: Ein effektives Forderungsmanagement stellt sicher, dass die Zahnarztpraxis das Geld für die erbrachten Leistungen auch tatsächlich erhält.
Ein solides Forderungsmanagement ist unabhängig von Branche und Unternehmensgröße wichtig, kann aber insbesondere in zahnärztlichen und ärztlichen Praxen von immenser Bedeutung sein. Denn hier geht es darum, die Liquidität der Praxis zu sichern, den Cashflow zu verbessern und finanzielle Risiken zu minimieren.
2. Immer mehr Forderungsausfälle – auch in Zahnarztpraxen
Die Krisen der letzten Jahre mit einer Inflation auf Rekordniveau haben ihre Spuren hinterlassen. So haben vor allem im gewerblichen Bereich Zahlungsverzögerungen und Zahlungsausfälle deutlich zugenommen. Aber auch bei privaten Haushalten ist zunehmend eine Verschlechterung der Zahlungsmoral zu beobachten: Immer mehr Kundinnen und Kunden begleichen ihre Rechnungen erst verspätet nach einer oder mehreren Mahnungen – oder im schlimmsten Fall gar nicht.
ZAHLUNGSMORAL SINKT AUCH BEI PATIENTEN
Für jede Zahnarztpraxis, in der die Zahl der säumigen Patientinnen und Patienten steigt, kann diese Entwicklung zu erheblichen Problemen führen, insbesondere wenn das Forderungsmanagement in der Praxis nicht effizient organisiert ist. Denn unbezahlte Rechnungen belasten die Liquidität und können die Fähigkeit der Praxis beeinträchtigen, die laufenden Betriebskosten zu decken oder in Wachstum zu investieren.
PRAXISINTERNES MAHNWESEN: EINE FRAGE DER EFFIZIENZ
Wird das Einholen offener Forderungen intern in der Zahnarztpraxis geregelt, stellt sich häufig die Frage, inwieweit dies aus betriebswirtschaftlich überhaupt sinnvoll ist. Schließlich entstehen dadurch ärgerliche Mehraufwände, die entweder auf den Schultern des Praxisinhabers lasten oder vom Praxispersonal erledigt werden müssen. In beiden Fällen wirft die Maxime „Zeit ist Geld“ eine wichtige Frage auf: Wäre es nicht effizienter, die für das Mahnwesen aufgewendete Zeit besser zu nutzen, z. B. für die aktive Generierung von Einnahmen durch die Behandlung anderer Patientinnen und Patienten?
Hier sollte vor allem zu denken geben, dass die bürokratischen und organisatorischen Aufgaben im Praxisalltag ohnehin schon sehr große Kapazitäten binden. So wenden allein die Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber im bundesdeutschen Durchschnitt nicht weniger als 8,3 Stunden pro Woche für die Praxisverwaltung auf!*
3. Professionelles Forderungsmanagement für die Zahnarztpraxis
Aus den genannten Gründen kann es daher durchaus sinnvoll sein, das Forderungsmanagement aus der Zahnarztpraxis auszulagern. Hierfür gibt es mittlerweile professionelle Dienstleister auf dem Markt, die über die notwendige Expertise für die Besonderheiten des Mahnwesens in Arzt- und Zahnarztpraxen verfügen.
Die Bearbeitung offener Forderungen durch externe Experten bietet verschiedene Vorteile: Der eigene Aufwand der Zahnarztpraxis wird reduziert, die Erfolgsaussichten, das geforderte Geld doch noch zu erhalten, steigen und das sensible Verhältnis zwischen Patient und Zahnarzt wird durch das Zwischenschalten einer außenstehenden Partei weniger belastet.
KRITERIEN FÜR EINE GUTE INKASSOLÖSUNG
Bei der Auswahl eines geeigneten externen Dienstleisters für das Forderungsmanagement ist es wichtig, genau hinzuschauen. Am besten ist es, auf ein professionelles Anwaltsinkasso zu setzen. Denn ein solches zeichnet sich nicht nur durch einen seriöseren Ruf als „normale“ Inkassounternehmen aus, sondern bringt auch eine umfassende juristische Fachkompetenz und entsprechende rechtliche Möglichkeiten zur effektiven Durchsetzung von Forderungen mit.
Weitere wichtige Kriterien, die bei der Auswahl helfen können:
- Diskretion: Setzt der Anbieter auf absolute Verschwiegenheit und höchste Datenschutzstandards?
- Umgang mit Patienten: Wird auf eine sensible Kommunikation mit den Patientinnen und Patienten geachtet, sodass trotz Durchsetzung der Forderung die Reputation der Praxis nicht leidet?
- Transparenz in der Fallbearbeitung: Ist die Bearbeitung einzelner Forderungen transparent für die Zahnarztpraxis nachvollziehbar?
- Medizinrechtliches Fachwissen: Verfügt der Dienstleister über Spezialwissen im Bereich Medizinrecht?
- Wahrung rechtlicher Vorgaben: Werden alle geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt?
- Kostentransparenz: Gibt es versteckte Kosten oder Mitgliedsbeiträge?
Letztlich kommt es also vor allem darauf an, dass der externe Dienstleister seriös ist und die notwendigen Kompetenzen mitbringt, um das Forderungsmanagement für eine Zahnarztpraxis erfolgreich durchführen zu können. Wichtig in der aktiven Zusammenarbeit ist dann vor allem, dass das Verhältnis zwischen Zahnarzt und Patient durch das ausgelagerte Forderungsmanagement in keiner Weise beeinträchtigt wird.
FOMA: ANWALTSINKASSO MIT MEDIZINRECHTLICHER EXPERTISE
Ein Dienstleister für Forderungsmanagement, der alle oben genannten Anforderungen erfüllt, ist das Unternehmen FOMA, das professionelles Anwaltsinkasso mit einem modernen digitalen Ansatz anbietet. Das notwendige Know-how für die Zusammenarbeit mit Zahnärztinnen und Zahnärzten bringt FOMA durch die enge Einbindung einer auf Medizinrecht spezialisierten Partnerkanzlei mit. Gleichzeitig setzt das Unternehmen für die Betreuung von Zahnarztpraxen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein, die speziell für das medizinische Inkasso geschult sind und so die notwendige Sensibilität für das besondere Vertrauensverhältnis zwischen Zahnarzt und Patient beweisen.
Genau darin sieht Stephan Schuller, Mitbegründer und CEO der Firma, den Schlüssel für ein zuverlässiges und erfolgreiches Forderungsmanagement für Zahnarztpraxen:
„Im Inkasso für Mediziner geht es darum, mit säumigen Patienten eine sinnvolle Zahlungslösung zu finden, ohne das sensible Arzt-Patienten-Verhältnis zu belasten. Deshalb ist es wichtig, im medizinischen Inkasso auf speziell geschultes Personal zu achten. Nur so ist gewährleistet, dass sich die Patienten ernst genommen fühlen und die Zahlungspläne individuell auf ihre Situation abgestimmt sind.“
4. Weitergabe von Patientendaten im Forderungsmanagement
Entscheidet sich eine Zahnarztpraxis dafür, das Forderungsmanagement an einen externen Dienstleister zu übertragen, sollte die korrekte und rechtskonforme Weitergabe von Patientendaten immer oberste Priorität haben. Im Idealfall liegt über den Behandlungsvertrag bzw. die Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von Patientendaten ohnehin eine Zustimmung zur Datenweitergabe für den Fall vor, dass eine offene Rechnung bereits einmal angemahnt wurde. Nach erfolgloser schriftlicher Mahnung dürfen Zahnärztinnen und Zahnärzte aber grundsätzlich auch ohne vorliegende Einwilligung der Patientinnen und Patienten die erforderlichen Daten an externe Dienstleister übermitteln – allerdings nur dann, wenn die Forderung nicht an den Dienstleister abgetreten wird.
„Erforderlich“ ist hier das entscheidende Stichwort. Denn im Rahmen des Inkassos dürfen nur die Daten weitergeben werden, die für den Forderungseinzug tatsächlich notwendig sind. Dazu gehören bestimmte Daten der säumigen Zahler, also der Patienten mit offenen Rechnungen, die eigenen Daten der Zahnärztin oder des Zahnarztes sowie alle Daten zur offenen Forderung, die keine Gesundheitsdaten sind.
UNTERSCHIED GESUNDHEITSDATEN VS. FORDERUNGSDATEN
- Gesundheitsdaten: Gesundheitsdaten sind alle Daten, die Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand von Patientinnen und Patienten zulassen, wie z. B. die Art der zahnärztlichen Behandlung.
- Forderungsdaten: Forderungsdaten sind dagegen nur solche Daten, die für den Forderungseinzug tatsächlich benötigt werden. In der Regel sind dies:
- Vollständiger Vor- und Nachname
- Anschrift
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
Wichtig ist, dass Gesundheitsdaten für das Inkasso nicht relevant sind und aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht ohnehin nicht an den externen Dienstleister für das Forderungsmanagement weitergegeben werden dürfen. Für die Auftragserteilung genügt daher in diesem Zusammenhang die Information, dass eine offene Forderung besteht, ohne die genaue zahnärztliche Maßnahme zu benennen.
5. Fazit: So gelingt Zahnärzten ein effektives Forderungsmanagement
Wenn vermehrt Patientinnen und Patienten mit der Bezahlung von Rechnungen in Verzug geraten, belastet dies die Liquidität der Zahnarztpraxis. Ein effektives Forderungsmanagement ist daher unerlässlich. Das Problem: Wer das Mahnwesen intern in der Praxis erledigen möchte, muss dafür wertvolle Zeit und Kapazitäten aufwenden. Unter dem Strich ist es deswegen oft besser, das Forderungsmanagement an externe Experten auszulagern.
Bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters sollte jedoch darauf geachtet werden, dass dieser über die notwendigen Kompetenzen verfügt, um das Mahnwesen einer Zahnarztpraxis zu übernehmen. Neben Spezialwissen im Medizinrecht ist hier vor allem Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Patientinnen und Patienten gefragt, damit das Patientenverhältnis keinesfalls unter dem Forderungseinzug leidet. Wer dies beherzigt und sich für einen seriösen Dienstleister wie den Forderungsmanagement-Spezialisten FOMA entscheidet, profitiert in seiner Zahnarztpraxis von einer effizienten und professionellen Abwicklung offener Forderungen.
Quellen
* Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2023
